AID 81
AID 81, située à Castres est une association de services à la personne et à la famille intervenant dans les domaines suivants : le maintien à domicile, les services au quotidien, la garde d’enfant à domicile, le soutien aux parents, l’aide à l’organisation du quotidien.
AID 81 existe depuis plus de 30 ans et met un point d’honneur à servir au mieux ses 250 clients et familles grâce à ses salariés mobilisés (AD, AVS et TISF) qui réalisent les prestations de services à domicile et de soutien à la famille.
PROBLÉMATIQUE :
Les différentes activités de service à la personne et échanges avec les bénéficiaires et leur famille, génèrent une masse de documents considérable et récurrente avec un archivage chronophage.
AID 81 a souhaité entreprendre une démarche de réorganisation et de dématérialisation des documents par le biais de la GED afin de simplifier et automatiser les flux, réduire les copies plurielles de documents et favoriser la mobilité pour les chefs de secteur.
SOLUTIONS APPORTÉES :
- • Mise en place d’un outil de GED
- • Accès mobile à l’espace documentaire
- • Structuration du classement des documents dans une arborescence adaptée à la volumétrie documentaire de l’AID 81
- • Mutualisation des documents avec les équipes
- • Automatisation du classement automatique des documents issus des logiciels métier
- • Consultation et recherche rapides des documents
- • Optimisation de la maîtrise des flux et des échanges avec tous les tiers
- • Mise à disposition de toutes les procédures qualité à disposition des salariés
BÉNÉFICES :
- • Optimisation du suivi des dossiers et des besoins des clients
- • Structuration des données, élimination de la redondance de documents
- • Clarification des différentes fonctionnalités des documents et des services
- • Réorganisation des tâches au sein de l’équipe administrative et auprès du personnel d’intervention après l’élimination de tâches chronophages
- • Agilité des équipes sur le terrain
- • Amélioration de la satisfaction des clients et des tiers
- • Gain de temps et de consommable