L’intérêt général est au coeur de vos projets d’aménagement, de transport, d’énergie, de gestion des déchets … c’est pourquoi l’optimisation du traitement de vos documents constitue un véritable enjeux afin d’accélérer les procédures sur lesquelles repose l’aboutissement de ces opérations de développement.
Dématérialisez l’ensemble de vos documents : factures, CRAC, DAR, CR chantiers … quel que soit leur format d’origine (progiciel, bureautique, email, papier…) et centralisez-les au sein d’une plateforme de dépôt unique et partagée. Le format électronique facilite le traitement et la gestion des importants volumes documentaires dont vous disposez.
Donc au delà d’un gain de place considérable dans vos locaux contribuant à l’optimisation de votre investissement foncier, la dématérialisation de vos données permet de classer automatiquement vos données grâce à des technologies avancées de reconnaissance de documents. Ainsi, dans une arborescence personnalisée et adaptée à votre métier, retrouvez et partagez rapidement les documents dont vous avez besoin afin d’assurer la productivité de vos différentes parties prenantes.
Afin d’optimiser l’avancement de vos projets, votre plateforme de gestion électronique de documents se complémentarise à vos logiciels financiers (comme Go7 par exemple), comptables (comme Nuevo), de gestion locative, … Il s’agit de connecter vos outils entre eux pour créer un microcosme productif. L’intégration d’Office 365 à votre outil vous permet de retrouver l’ensemble de vos informations de tous vos projets où que vous soyez.
Suite à l’analyse de vos processus, la mise en place de circuits de validation est essentielle afin de simplifier et fluidifier vos échanges documentaires entre les différents services et fonctions prenant part à vos projets. Les workflows accélèrent l’approbation de vos documents dans les délais impartis notamment avec l’intégration de la signature électronique.
En tant qu’établissement public, il est primordial de privilégier la protection de vos informations notamment dans le cadre de vos projets d’envergure. Ainsi, votre solution numérique permet de gérer les droits d’accès de vos équipes aux différentes données afin d’en assurer la confidentialité et de les sécuriser par la mise en place d’un coffre électronique.
En conclusion: Votre transformation numérique facilite la mise en conformité de votre organisation aux législations en vigueur. Ainsi, gérez automatiquement le cycle de vie de vos documents en fonction de leur durée de conservation légale.
