Les agents des mairies, les collectivités ou encore les centres de gestion gèrent divers documents papier au quotidien : courriers administratifs, factures, réclamations, contrats, dossiers agents, … Ce format physique noie vos salles d’archives et vous fait perdre en productivité par le temps de recherche qu’implique de retrouver un document. Mais aujourd’hui, la dématérialisation s’impose au sein de vos processus par les normes en vigueur.
Nous vous aidons à organiser vos documents de manière rapide et efficace. Cliquez pour découvrir comment nous pouvons vous aider à améliorer votre workflow et prendre contact.
En tant qu’établissements publics, il vous incombe la responsabilité de sécuriser vos données sensibles et d’adopter les mesures conformes de durée de conservation des documents selon les législations actuelles. La mise en place d’une solution documentaire numérique améliore la protection de vos données et facilite leur mise en conformité, selon la norme financière comprenant le protocole PES v2, par exemple.
Adoptez un plan de classement rigoureux, fiable et adapté à l’exercice de vos missions quotidiennes. Retrouvez ainsi facilement et instantanément les documents dont vous avez besoin afin de gagner en productivité dans le traitement des réclamations de vos parties prenantes.
Simplifiez la diffusion de vos flux documentaires en mettant en place un outil centralisateur favorisant la collaboration et le partage des informations. La réception de nombreux courriers entrants et les échanges de documents peuvent rapidement se distribuer auprès des sites, services de vos institutions et collaborateurs concernés par voie électronique grâce à votre outil numérique.
Donc: au-delà d’améliorer la cohésion au sein de votre entourage professionnel, votre plateforme de gestion électronique de documents favorise la diminution du stockage des documents papier ainsi que la réduction des coûts liés à l’impression et l’envoi postal de vos informations.
Notamment dans le cadre de la gestion de vos factures fournisseurs, il est essentiel de s’assurer de la mise en place d’un processus fiable avec des circuits de validation efficaces. De plus, le contexte légal établi par l’Etat oblige les structures à procéder à la facturation électronique, en mettant à disposition une plateforme technique : le Portail Chorus Pro. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans la simplification du traitement de vos factures quel que soit leur format d’émission ou de réception : papier, PDF ou transmission par Chorus.
En conclusion : il est essentiel dans l’objectif d’optimisation de votre gestion documentaire (courriers, devis, factures, …) de consolider la traçabilité de vos flux multi- usage. Par exemple, dans le cadre de la gestion de votre courrier, vous pouvez améliorer la traçabilité de vos échanges en liant dynamiquement les réponses apportées au courrier d’origine.
« Dans l’accompagnement de notre transformation numérique, nous avons apprécié la capacité de KADYS à cibler les axes prioritaires à faire évoluer l’approche analytique permettant de visualiser les grands thèmes d’une arborescence personnalisée de nos documents en fonction de nos utilisateurs. »
« Notre structure MULTI-SITES a été le véritable déclencheur et moteur de notre changement, nous souhaitions retrouver une structure de classement identique de nos documents depuis toutes nos agences ou du siège afin d’homogénéiser nos processus et finalement, gagner en productivité au quotidien. »
« Notre transformation numérique, menée par KADYS, a engagé un changement global de nos habitudes de travail. Au delà de l’archivage, l’accessibilité des documents au format électronique est très pratique pour le traitement des informations au quotidien. La centralisation de nos données entre nos différents services..»
Libérez-vous des tâches répétitives et chronophages, des délais de validation interminables, des erreurs de saisie ou des documents cachés et introuvables. Faites confiance à votre expert en organisation documentaire.
Votre appel découverte
A l’affût de notre environnement, nous avons développé une vision transversale du marché permettant de sélectionner, pour vous, les meilleures innovations technologiques. Nous nous entourons de partenaires et fournisseurs qui partagent notre dynamique de performance mais aussi d’éco-responsabilité (Green IT, QVT, …).
En parallèle, nous guettons, sous la forme d’une veille constante, les nouvelles règlementations que connaît le secteur de la transformation numérique afin de vous proposer des solutions en cohérence avec le cadre légal.
Chez KADYS, nous favorisons la proximité afin de comprendre précisément les problématiques qui encombrent vos missions quotidiennes. Notre objectif est d’apporter des réponses qualifiées à des besoins concrets à travers un accompagnement co-actif tout au long de votre projet, de sa définition à son usage courant.
Nous disposons d’une adaptabilité multi-sectorielle liée à notre regard objectif sur l’environnement. Elle favorise la préconisation et le déploiement de solutions sur-mesure en adéquation avec vos usages métier.
Ensemble, co-construisons un projet qui vous ressemble.
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