Les agents des mairies, les collectivités ou encore les centres de gestion gèrent divers documents papier au quotidien : courriers administratifs, factures, réclamations, contrats, dossiers agents, … Ce format physique noie vos salles d’archives et vous fait perdre en productivité par le temps de recherche qu’implique de retrouver un document. Mais aujourd’hui, la dématérialisation s’impose au sein de vos processus par les normes en vigueur.
En tant qu’établissements publics, il vous incombe la responsabilité de sécuriser vos données sensibles et d’adopter les mesures conformes de durée de conservation des documents selon les législations actuelles. La mise en place d’une solution documentaire numérique améliore la protection de vos données et facilite leur mise en conformité, selon la norme financière comprenant le protocole PES v2, par exemple.
Adoptez un plan de classement rigoureux, fiable et adapté à l’exercice de vos missions quotidiennes. Retrouvez ainsi facilement et instantanément les documents dont vous avez besoin afin de gagner en productivité dans le traitement des réclamations de vos parties prenantes.
Simplifiez la diffusion de vos flux documentaires en mettant en place un outil centralisateur favorisant la collaboration et le partage des informations. La réception de nombreux courriers entrants et les échanges de documents peuvent rapidement se distribuer auprès des sites, services de vos institutions et collaborateurs concernés par voie électronique grâce à votre outil numérique.
Donc: au-delà d’améliorer la cohésion au sein de votre entourage professionnel, votre plateforme de gestion électronique de documents favorise la diminution du stockage des documents papier ainsi que la réduction des coûts liés à l’impression et l’envoi postal de vos informations.
Notamment dans le cadre de la gestion de vos factures fournisseurs, il est essentiel de s’assurer de la mise en place d’un processus fiable avec des circuits de validation efficaces. De plus, le contexte légal établi par l’Etat oblige les structures à procéder à la facturation électronique, en mettant à disposition une plateforme technique : le Portail Chorus Pro. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans la simplification du traitement de vos factures quel que soit leur format d’émission ou de réception : papier, PDF ou transmission par Chorus.
En conclusion : il est essentiel dans l’objectif d’optimisation de votre gestion documentaire (courriers, devis, factures, …) de consolider la traçabilité de vos flux multi- usage. Par exemple, dans le cadre de la gestion de votre courrier, vous pouvez améliorer la traçabilité de vos échanges en liant dynamiquement les réponses apportées au courrier d’origine.
