Mont Lozère et Goulet est l’une des 13 communes nouvelles de la Lozère constituées au 1er janvier 2017. Sa population s’élève à plus de 1500 habitants. Cette entité administrative regroupe les 6 communes déléguées suivantes : Bagnols-les-Bains, Belvezet, Le Bleymard, Chasseradès, Mas-d’Orcières, Saint-Julien-du-Tournel.
La commune nouvelle de Mont Lozère et Goulet a pour objectif de construire et mettre en œuvre un véritable projet de territoire source de dynamisme local au profit de chacun des habitants.
PROBLÉMATIQUE:
La multiplicité des communes déléguées à la nouvelle entité administrative que représente la commune de Mont Lozère et Goulet engendrait des problématiques de communication liées à la mutualisation des ressources humaines.
La mise en place de la GED a non seulement été un projet de dématérialisation des documents mais a également eu une visée ré-organisationnelle. L’objectif était de créer une synergie entre les personnels administratifs issus des 6 communes déléguées et de mutualiser les documents et les méthodes de travail.
SOLUTIONS APPORTÉES :
- • Mise en place d’une plateforme de GED afin de dématérialiser les flux documentaires
- • Recensement de l’ensemble de l’historique des documents à conserver dans chaque commune
- • Mutualisation de la production documentaire inter-commune
- • Elaboration d’un plan de classement homogène et accessible à tous afin de permettre aux élus des communes d’avoir une vision globale et centralisée de l’intégralité des documents
- • Redéfinition des processus de traitement des documents afin de valoriser la dynamique des fonctions transversales de la commune nouvelle de Mont Lozère et Goulet
- • Fluidification et simplication des échanges de documents entre les personnes
- • Identification des documents à archiver en fonction de leurs délais de conservation légaux
- • Management de transition et formation des utilisateurs
BÉNÉFICES :
- • Homogénéisation des process, des pratiques et de l’accessibilité à l’information
- • Accélération de la communication et des flux d’information entre les communes
- • Rationalisation des ressources humaines
- • Amélioration de la collaboration avec les communes
- • Optimisation de la productivité et des méthodes de traitement des documents
- • Appropriation fluide et logique de la solution numérique et de l’arborescence
- • Evolution de la dynamique de travail
- • Réduire les coûts liés directement à l’existence de documents papier (impression, envoi, …)