Ivantout
IVANTOUT La Teste de Buch est un magasin faisant partie de l’enseigne de grande distribution, Centrakor.
La société TB DISTRIBUTION, raison sociale du magasin IVANTOUT, est une entreprise spécialisée dans la commercialisation d’articles pour l’aménagement et la décoration de la maison, articles de jardin, arts de la table, bricolage et décoration.
L’entreprise a été créée en 1997 et répartit ses salariés sous deux établissements : IVANTOUT et IVANTOUT TISSU.
PROBLÉMATIQUE :
La gestion administrative et financière d’un magasin étant un enjeu majeur de sa performance, la société IVANTOUT a souhaité mettre en place un outil de GED afin de permettre un classement plus aisé de l’ensemble des documents.
La culture du papier, initialement très forte au sein de l’entreprise, complexifiait la gestion fournisseur (devis, bons de commande, bons de réception, facturation) et les documents du pôle comptabilité. De plus, l’entreprise étant multi-sites, une solution numérique centralisatrice et fonctionnelle avec un accès mobile est apparue comme un enjeu stratégique pour la structure.
SOLUTIONS APPORTÉES :
- • Dématérialisation des documents (notamment les factures) et réduction des volumes papier
- • Centralisation de tous les documents de l’entreprise au sein d’un seul et même outil à travers la création d’une arborescence structurée et organisée
- • Préconisations pour le circuit de facturation des fournisseurs avec un enregistrement automatique des factures au sein de la GED
- • Mise en place d’un circuit de validation pour accélérer les procédures et connaître en temps réel le statut des factures et documents contractuels de la structure (qu’ils soient en attente de traitement, validés ou refusés)
- • Mise en place de la signature électronique afin de réduire le temps de validation
- • Optimisation des flux d’information avec une complémentarisation et la mise en place d’une connectivité entre la GED, la boîte mail et les logiciels métier (notamment comptables avec le logiciel ProG Mag – logiciel de gestion commerciale et CEGID QUADRA – logiciel de comptabilité)
- • Sécurisation et mise en conformité avec les législations en vigueur
- Travail du Record management avec le respect de la durée de conservation légale des documents
BÉNÉFICES :
- • Amélioration de l’ergonomie de travail
- • Accessibilité des documents à distance
- • Mutualisation et accessibilité des informations (les services de l’entreprises gagnent en autonomie, par exemple, la direction peut consulter et valider les factures en l’absence du service comptabilité)
- • Gain en productivité des équipes notamment pour le service de comptabilité
- • Fluidification des procédures
- • Maîtrise des flux de documents
- • Economies par la dématérialisation
- • Traçabilité de l’information et prévention des litiges
- • Amélioration de la satisfaction des fournisseurs
- • Ré-appropriation de la vision administrative et financière de l’ensemble des structures par son dirigeant