ADIL 19
L’Agence Départementale d’Information sur le Logement (ADIL) de la Corrèze a pour mission d'informer gratuitement les usagers sur leurs droits et obligations de propriétaire, locataire, copropriétaire.
L’ADIL intervient également sur les aspects juridiques, financiers et fiscaux des projets d'accession à la propriété, ceci à l'exclusion de tout acte administratif, contentieux ou commercial.
Les conseils apportés par les ADIL reposent sur les compétences de juristes formés sur l’ensemble des thématiques liées au logement.
Problématique
Gestion du courrier
- Volume conséquent et croissant des impressions nécessaires au fonctionnement du service (Documentation, mises à jour des dossiers de juristes)
- Temps dédié au classement et à l’archivage très important.
- Nécessité de mettre en place une gestion (diffusion et conservation) des emails reçus (80 % du courrier).
Diffusion de l’information
- Diffusion de documents papier difficile et retardée car soumise à l’emploi du temps des salariés qui ne peuvent faire circuler rapidement l’information.
Sauvegarde des données
- Impossibilité d’assurer une sauvegarde efficace et pérenne des documents que la structure doit impérativement conserver de façon illimitée ou sur de longues périodes et qui peuvent disparaître en cas de sinistre.
Solutions apportees
Mise en place d'une organisation basée sur la GED Novaxel et de son module web
Benefices
Gestion du courrier
- Eviter la perte de documents
- Diminuer de façon significative les coûts relatifs à l’impression (papier, cartouches d’encre, maintenance photocopieur, fournitures nécessaires au stockage) soit – 70 %
- Réduire considérablement le temps consacré au classement et à l’archivage ainsi que les coûts relatifs au stockage des archives (temps, matériel d’archivage et locaux nécessaires)
- Réduire à terme, les coûts relatifs au désarchivage
- Détecter rapidement les courriers non traités
- Transfert des fax directement dans la GED
- Suppression de l’impression automatique des fax publicitaires
- Insertion instantanée des pièces jointes à transmettre par email à un usager ou aux partenaires
Diffusion
de l’information
- Diffusion de l’information immédiate,
ciblée et adaptée aux fonctions de chacun
- Recherche d’informations facilitée
- Consultation d’éléments archivés rapide sans
avoir à quitter son poste le temps de la recherche
Sauvegarde
des données
- Des sauvegardes multiples (plusieurs sur serveur), dont une
est extraite des locaux quotidiennement,
- Sauvegarde sécurisée faite également sur Novaxel
Web.
- De mettre en place une organisation qui permet à
une partie de l’activité de continuer en cas de pandémie.
Utilité de NOVAXEL Web pour la structure
- Accès sécurisé aux bases de l’ADIL lors des permanences ou réunions extérieures
- Consultation sécurisée des documents entrés en cours de journée depuis les permanences
