“ Juste là ou vous êtes est le bon endroit pour commencer ”

Picto clients

SEPA


La SEPA est une Société d'Economie Mixte basée à Pau qui a pour principale vocation la maîtrise d’ouvrage des projets d’aménagement du territoire dans les domaines de :

- l'aménagement- la construction- le renouvellement urbain - l'environnement.

Dans chacun de ces 4 domaines, la SEPA s’attache à mener l’ensemble des actions nécessaires à la concrétisation des objectifs de ses clients et partenaires, dans le respect de leurs contraintes et, toujours, dans un esprit d'intérêt général.

Son territoire d'intervention concerne les départements des Pyrénées-Atlantiques et des Hautes-Pyrénées par le biais de 2 délégations.

La SEPA possède également une filiale SIAB, Société Immobilière et d'Aménagement du Béarn.

Pour réaliser ces missions, la société est constituée d'une équipe pluridisciplinaire d'une cinquantaine de personnes.


Problématique

Afin d'améliorer les échanges de documents et d'information, La SEPA a engagé une réflexion sur la dématérialisation globale des processus au sein des différents services.

Le projet de GED correspond à un besoin de classements des mails importants dans les dossiers des opérations mais également à un besoin de maîtrise des flux et une traçabilité des documents.

Force est de constater que les copies et classements pluriels sont quotidiens et source de chronophagie, et que la recherche de documents mal aisée.

Solutions apportees

​Mise en place de la GED Novaxel.  

Proposition de plan de classement des documents selon une arborescence pratique et concrète, ainsi que la mise en place d’une traçabilité documentaire par le biais des circuits de validation. 

Des automatismes de classement en lien avec le logiciel GO7 seront développés et à terme encore plus renforcés.

Benefices

- Classement et stockage aisés​ des documents (automatisme)

- Historique des dossiers opérations

- Flux des échanges de documents avec traçabilité et sécurisation

- Complémentaire au SMQ en place