“ Juste là ou vous êtes est le bon endroit pour commencer ”

Picto clients

AID 81


​AID 81, située à Castres est une association de services à la personne et à la famille intervenant dans les domaines suivants :
- Le maintien à domicile
- Les services au quotidien
- La garde d’enfant à domicile
- Le soutien aux parents
- L’aide à l’organisation du quotidien

AID 81 existe depuis plus de 30 ans et intervient sur le territoire de Castres (et dans un rayon de 15 km pour l’aide à domicile et 40 km pour le volet intervention sociale et familiale) et emploie 4 personnes pour la gestion de la structure. 

Afin de servir au mieux les 250 clients et familles, 21 salariés (AD, AVS et TISF) réalisent les prestations de services à domicile et de soutien à la famille.



Problématique

Les différentes activités de service à la personne et échanges avec les partenaires, génèrent une masse de document considérable et récurrente avec un archivage chronophage.

AID 81 souhaite entreprendre une démarche de réorganisation et de dématérialisation des documents, qui devrait par le biais de la GED, simplifier et automatiser les flux et réduire les copies plurielles.​

Solutions apportees

Un audit documentaire a été réalisé sur site par Kadys :

- structuration du classement des documents dans une arborescence

- classement automatique des documents issus des logiciels métier 

- maîtrise des flux et échanges avec tous les tiers.

Benefices

L’audit a permis de mettre en évidence un plan de classement des documents, commun à toute l’association AID 81 et a permis de définir des modèles de flux des documents récurrents pour faciliter et automatiser leur classement.​

La mise en place de la GED a un impact sur l’organisation interne, elle permet une refonte et une structuration des données, élimine la redondance et clarifie les différentes fonctionnalités des documents et des services.

- Classement et stockage aisés et automatisés pour certains documents

- Consultation et recherche rapides

- Gain de temps de consommables

La mutualisation encore plus étroite des documents peut entraîner une réflexion de réorganisation des tâches au sein de l’équipe administrative et auprès du personnel d’intervention.